放浪コラム
早朝会議（３）
2007年02月05日 16時53分
会議が終わると、すぐに早朝会議担当者は議事録を作成し、9時半ぐらいには全社にメールで連絡します。議事録に続いて、担当者とデッドラインが追記された課題リストが配信されます。各々の担当となったものは、段取りをした上で、猛スピードでデッドラインを厳守し、かつ少しでも前倒しするために業務に散って行きます。会議の席上では意図的にデッドラインを当日にする項目が多いので、ゆっくり珈琲を飲んでる時間はありません。部署によってはお祭り状態です。
業務を遂行している中で、発生した課題は、もちろんその場で解決していくことがスピード経営的にも望ましいのですが、関係者が複数の部署にまたがる場合など、調整が難しい場合は翌日の議題にまわります。デッドラインが当日の課題も翌日の議題になります。他、社内から広く議題を当日中に集めます。少しの細かなことも放置せず、迷わず議題として専用のメーリングリストに投稿します。社内の飲み会などといった柔らかい話題も議題化します。こうして、終業時間までには新たな議題が出揃い、早朝会議担当者からメールで配信されます。
早朝会議を真剣に実践すると、「あれはどうなってる？」「聞いてない！」「もっと報告をしてください。ホウレンソウを忘れないでよ！」と言った会話がとにかくゼロ化します。また優先度の判断が概ね終わってますから「何から手をつけようか・・・」と言ったようなロスタイムも極端に減少します。誰に確認していいか分からず、もやもやしたまま仕事をしている・・・ということも経営者が知らないだけで担当者レベルでは日常的に発生しているロスですが、これも確実に減ります。何より、社内がどんどん意見を言い合って、刺激しあってという雰囲気になるようです。よく「コミュニケーションが足りない」と嘆く方が多いですが、実は「会話が足りない」ということのようですね。
早朝から元気な顔を見て、本質に迫る議論をし、計画をたてて、お互いプロとしての責任を確認し、冗談もいいながら「会話」を重ねると、そこから活力ある会社が生まれてきているのかもしれません。ぜひ早朝会議を実践し、会社丸ごと朝型になることをお奨めします。
早朝会議（２）
2007年02月05日 16時52分
参加メンバーは、自主的な参加ということにしていますが、役員全員と各グループのリーダーであるマネージャ職（課長職に相当）には基本的に参加をお願いしています。加えて、担当者レベルも自由に参加できます。勉強の意味もあるので担当者も参加するよう、マネージャから声をかけていることも多いようです。8時30分ですと通常でも出社している社員が多いので無理をしている感じはないようです。加えて、早朝会議担当として総務部署から1名は必ず参加します。基本的に毎日開催で、会議の議長は社長である私。私が出張や休暇で不在の場合は、副社長が代行します。副社長も不在の場合は開催を中止します。トップが不在では決断が遅くなるため、議題の消化スピードが遅くなります。
議題は前日の終業時間までに、早朝会議担当者から議題リストが全社員にメーリングリスト経由で配信されます。それ以降、開催時間までの間に新たな議題が発生した場合は、その旨、メーリングリストに投稿します。これは社長である私が発議した場合も同じです。当日の朝は、8時過ぎには参加メンバーが集まり始め、会議開始まではそれぞれ議題に対して報告事項などの最終まとめをしていますが、私自身もできるだけ早く、特に理解度が浅い議題の場合は背景などの調査のため、時には6時ごろから出社します。この準備をするかしないかで議題の消化スピードや、最適な解決方法を導き出せるかどうかに深く影響します。あまり理解できていない議題の場合、決断ができず、翌日に先送りをするようなことも過去にはありました。
開始時間が7時台になったりすると、実際問題、遠距離通勤者は負担が大きくなります。早朝会議自体は本来、就業時間内の効率性を高めて、残業を減らす効果があるので、退社時間は早くなると思うのですが、参加者に負担が少ない開始時間にするなど配慮が必要になってくるでしょう。我が社の場合は遠い人で1時間ぐらいなので、8時半開始なら問題ないようです。それに会議自体に遅れてくるのは、学校で遅刻するのが学校の近所に住んでいる子が多いというように、通勤時間とはあまり相関関係は無いように感じます。早朝かどうかに関係なく、会議自体に遅刻するということは会議の重要性をあまり感じていないということに通じるので、常習者はよく話し合った上で別の情報共有なりのプランを話し合ったほうがいいと思います。我が社でも罰金制を敷いたり、連帯責任性を導入してみたりしたことはあるのですが、それで解決するかというと、解決しません。早朝会議を実践すると決めた時に、参加メンバーととことんその重要性を話し合い、確認し、徹底的に意識レベルを高くするしかないと思います。
メンバーが揃ったら、議題リストに基づき、処理していきます。議題は、次のアクションを明確にし、担当者を決め、期日（デッドライン）を明確にします。司会進行は社長の役割です。すぐに決められることは決めるのですが、担当者なり、担当役員から報告が必要な場合は報告を受けます。その際、アクションプラン案も出してもらうのですが、曖昧な表現や数値化できる部分が数値になってないなどは即座に訂正を求めます。データに基づかない推測なども厳しくチェックします。この時間は本当に真剣勝負です。司会者としては頭がフル回転じゃないと進められません。お互いにロジカルに考え、知恵を出して、最適なアクションプランを決めます。その上で、担当者とデッドラインを決めるのです。真剣勝負ですから少々語気が荒くなることもあるのですが、そこで黙ってしまうようでは真剣とは言えません。場合によってはアクションプラン自体が50%程度の未完成のままということもありますが、とにかく走り出して、訂正に訂正を繰り返すことを求めます。会議自体のスピードもそうですが、アクションの遂行自体も意図的にスピードをあげないとあっという間に、夕方が来てしまいます。即断即決、即実行のスピード感を朝から全開にします。
（続く）
早朝会議（１）
2007年02月05日 16時50分
私はシステムの受託開発をメインとするIT系のベンチャー企業を経営しています。今回は我が社で毎朝行われている、早朝会議についてご紹介します。我が社にとって早朝会議とは、すべてを決める会議といっても過言ではありません。「今すぐ何をするか？」「今日何をするか？」「明日何をするか？」日々発生する課題に対し、すべての優先順位付けと担当者、期日（デッドライン）を決めるのが早朝会議です。
情報共有が重要だということはほとんどの会社の経営者が認識しているはずです。一人一人が歯車として仕事をするというのは、規定された仕様の製品を作るなど、毎日に変化がない時代の話。現代においては、日々変化する情勢に対し、社員が臨機応変に対応することが求められ、何がしかのチームで解決することがほとんどです。その際に重要なのが情報の共有です。メールやグループウェアなどのデジタルツールでかなり進展しているのは確かですが、それでも返事を待ってロスが発生したり、使っているメンバーが偏っていたりと、実際は活用し切れていないということも多いのではないでしょうか？
早朝会議では、デジタルツールでは伝えきれない想いや、元気そうかどうか、顔色などのビジュアルな情報まで含め情報共有することができます。早朝会議の場で続々と担当者とデッドラインが決まっていき、会議が終わったころには、迷うことなく業務に打ち込める体制が整います。日々進んでいる業務全般にまで渡って全社で情報共有でき、必ず達成する計画が立案できる仕組み。これが早朝会議です。
我が社の場合、現在は8時30分から開始しています。「早朝会議」と銘打つには遅いと感じるかもしれませんね。どちらかというと、「始業前会議」という意味合いでしょうか。開始時間の設定は、始業時間の考え方にもよります。9時なら9時にお客様からの電話が鳴り続けるとか、営業マンが9時と同時に駆け出していくなどの場合は、始業時間までに確実に終える必要があります。また、議題の数が定常的に20個を超えるようですとひとつの議題を2分で終わらせていくとしても40分以上かかります。慣れれば早くなるのですが、議題数が多いようなら、開始時間も応じて早める必要があります。我が社の場合は、平均15個の議題、平均2分で処理していきますので、約30分で終了します。始業開始時間になって終わっていなくても、お客様に迷惑がかからない範囲で継続し、とにかく議題を消化します。
（続く）
Gofield Way 「がんばるタイム」
2005年11月29日 13時04分
Gofieldが取り入れている「トリンプメソッド」のひとつに、「がんばるタイム」がある。Gofieldでは、13時～15時の間は、席を離れてはいけない。タバコはもちろん、トイレも駄目。コピーを取ったりも基本的に駄目。来客もできるだけこの時間をはずしてもらう。会議は禁止。談笑も禁止。電話をかけることも禁止。とにかく集中して抱えている課題を片付ける。
がんばるタイムが昼一番にあるということは、席を離れたりする仕事や会議は午前中に終わらせておかねばならないということになる。がんばるタイム後に片付けていては、デッドラインに間に合わないからだ。となると、朝の一番からトップスピードで臨まないと仕事が終わらない。
「がんばるタイム」が昼一番にあることで、「午前中」「がんばるタイム」「夕方」という一日の中に3つの時間帯が存在するようになり、「今日中」という先送りの申し子のようなデッドライン設定はできなくなる。何事も「即実行」なのだ。
Gofield Way 「早朝会議」
2005年11月25日 16時52分
今年の8月から導入した早朝会議。Gofieldを根本から変えた会議ともいえる。Gofield Wayとするには問題があるぐらい、天使のブラなどで有名なトリンプの方式だ。
■トリンプ
早朝会議以外にも、「がんばるタイム」や「即断即決！」などトリンプ方式を取り入れているのだけど、それは後日。
スタート時のエントリーはこっち。
早朝会議、社内ではGM2と呼ばれている。「Gofield Morning Meeting」の略。8時15分から開始される。8時10分までには集合。参加者はマネージャ以上とセクレタリのMさん。前日の夕方までにMさんから専用のMLに議題案の集計が投稿される。一日に多いときで40議案、少ないときで10議案。僕が議長になって、1議題あたり、長くても5分、だいたい2分程度で進めていく。会議で決めることは担当者とデッドライン。前日なり、当日の朝なりがデッドラインの案件は議題となるのだけど、その報告があいまいだったり、論理的でなかったりすると、けっこう僕が罵倒する。とにかく、僕も真剣だ。真剣勝負。何より、真剣勝負に挑む気があるかないかがまずは重要。やる気がない人は去ってもらう必要がある。
デッドラインは、できるだけ「今日中」が原則。大きな課題などそうは言っても無理なものがあるので向こう一週間を制限範囲にデッドラインを決めることもあるけど、原則は「今日中」。つーか、即実行。どんな大きな課題も、細かくし細分化すれば小さな課題の連続だ。なので、その小さな課題を片っ端から処理して前に進めてもらう。ここも真剣勝負だ。
・考える前にまず行動
・拙速歓迎
・修正訂正を繰り返して完成度を上げる
・意図的にスピードをあげる
「一箇所確認が取れなかったのでできてません」
こういうのは駄目。そこはほうっておいて他の部分をサービスインしようよ。
「ミスが起こりそうだったので後回しにしました」
ミスよりも、遅いことを僕は罵倒するぞ。
90%までできているのに、表に出てこないなどは最も僕は嫌いなこと。法的に問題だったり、人道的に駄目なことはいけないけど、ある程度の完成度でどんどん表に出そう。何事も。即断即決、即日実行。
こんな感じで、社内のあらゆる課題が処理されていき、担当者とデッドラインが決められる。
会議が終わったらすぐにセクレタリのMさんが議事録作成に。9時半ごろには議事録がMLに流される。それを待たずに即実行が決まったスタッフは、当日デッドラインの諸々を何とか終わらせるべく、スピード感を持って業務に集中する。議事録に続き、デッドラインの一覧表がこれもMさんからＭＬに昼頃に流れる。途中、当日発生した課題などが、議題として各自がGM2用のMLに投げて、明日の議題に追加され、夕方に明日の議題案が流れてくる。
Gofieldでは、MLが基本と前回書いたが、MLだけではやはりコミュニケーションが不足してしまう。コミュニケーションを維持する上で必須の場だ。GM2はマネージャ以上は必須だけど、誰でも参加できる。
早朝会議、各種MLはGofieldのスピードを保つ基幹システムともいえる。
Ｇofield Way 「メーリングリスト」
2005年11月15日 16時30分
Gofield社内では大変多くのメーリングリストが存在している。僕自身は情報の整理法としてMLを最大限活用する推進派なので、増殖しまくっている。その数が30を超える頃だろうか、ひとりのスタッフから、「混乱するので、これ以上増やさないで欲しい」と依頼があったが、止まらなかった。人間の感覚で混乱すること自体が管理手法に問題があるので、そっちを改善してもらう必要がある。
細かい論は置いておき、実際どういうMLがあるのか整理して、お知らせしてみよう。現在は100近いMLが稼動している。
大分類として、
1.お客様（あるいは外部の協力会社）との情報共有ML
2.お客様単位（もしくは案件単位）の社内用情報共有ML
3.社内の部門別、専門ML
項目1と2はセットで作成することが多い。「abc」というお客様の会社とのプロジェクトがスタートする時に、
abc@gofield.co.jp
というようなMLを作成する。同時に、abc社向けのGofield社内のプロジェクトチームを中心に、
gof-abc@gofield.co.jp
というMLを作成する。頭に、「gof-」という文字列を配することで、区別している。これは共通のルール。お客様に情報を遮断しているわけではなく、社内で先に議論しておく内容もあるわけでして。この方式は大変重要です。
項目3は、山のようにあるので、代表例を紹介しよう。
●ALL
スタッフ全員が入っているML。日報などもここ。どこのMLに投げていいか悩んだ時に取りあえず投げ込むMLの役割も果たしているし、「こいつは全員に晒す必要があるな」と僕が判断した時に、いきなり個別メール返信が転送されたりして、ちょっと恐怖のMLという側面もある。
●books
社内共有図書購入の申請や、購入時などの配架場所の案内など。いい本の案内なども投稿されるML。
●cf
顧客フォロー用のML。主に、戦略的なお手伝いをするべき、運用契約をしていただいているお客様に対して、定常的なレポートの作成や、定例会準備などが円滑に行われているかどうかチェックするML。美人セクレタリ陣が監視しているML。お客様フォローに問題があった場合は、ここのMLが機能していなかった証拠。
●FCST
予算管理用のML。朝夕にリマインダーが飛んできて、予算管理をすることを伝えてくれる。予算管理表の更新は某セクレタリの特権事項で、このML経由で更新を依頼することになる。月末は慌しい。
●GM2
早朝会議（Gofield/Morning/Meeting）用のML。黒幕の某セクレタリが、会議当日の議事録を9時半に投稿。夕方までには、更新された各自のデッドラインの集計を投稿。さらに、翌日の議題一覧が投稿される。合間で、各自が処理した内容を報告するメールが飛ぶ。発足以来、重要度が高いML。
●PR
社長室用ML。インフラ、総務、経理など、会社を支えるML。僕が調子いいときは、一日に50通ぐらい投稿するので、セクレタリ陣は閉口している。
●QC
品質管理ML。お客様への提示前には、このMLに投稿して、社内の品質チェックを通過する必要がある。
●ANTENNA
いろいろな為になる情報を共有するアンテナML。主に、購読しているメールニュースやブログサイトなどからクリッピングして投稿する。朝投稿されることが多い。
●QUESTIONS
なんかわからんこと、いろいろ質問するML。最近投稿少ない。
●BOARD
役員会用ML。経営課題を議論しあう。密室会議っぽいように思うかもしれないが、実態は傷の舐めあいです。小心者ML。
メーリングリストも作成しただけでは駄目で、それなりの哲学と信念を持って臨まないと仕事を増やすだけになりかねない。そのあたりはまた次回。