放浪コラム

強力なセクレタリチーム

2008年08月14日　14時26分

僕が最初に入った会社では、営業部の庶務さんと言えば、いつもお茶をのみながらしゃべりまくってる印象でした。暑い中、寒い中、営業の僕がオフィスに戻ってきて何か仕事を依頼しようとすると露骨に面倒くさそうな顔をするのです。当時は、ワープロも課で一個とか、見積書も手書きとか、庶務さんに頼らなければ書類作成がままならなかったので、我慢するしかなかったのですが。

転職した外資系では事情が違いました。営業1名から2名に対して、1名のセクレタリがつき、相棒と呼べるほど二人三脚で業務をこなしていくのです。内勤のセクレタリが、大半の業務を外に出ている営業に代わってこなしてくれて、お客様対応、見積書の提出、その他ルーチンワークを手際よく処理してくれます。おかげで、僕はほとんどオフィスに居ないまま、事務処理も滞ることなく、それなりの営業成績をあげることができました。

今の僕たちの会社では、メンバー、25名に対して、セクレタリが5名在籍しています。営業的な業務を行うアカウントマネージャが5名ですから、多い配分です。アカウントマネージャ2名に対して1名という状態です。個々のセクレタリは、営業支援担当、経理担当、総務担当、マーケティング担当などと会社全体におけるミッションもあるのですが、内勤という状況を活かして、会社の強力な推進エンジンとなっています。

このセクレタリ陣は、かなりの総合的なバランスが取れていて、さらに頭の回転が速く、ビジネスマナーもしっかりと叩き込まれていて、何事にも柔軟に、かつ向上心が高くないと勤まりません。アカウントマネージャ陣や僕がお客様の満足度向上や新しい仕組みづくりに没頭できるのも、強力なセクレタリ陣が滞りなく業務を進めてくれているからです。最近では、プロジェクト型の業務もどんどんセクレタリ陣との共同作業で進めています。
セクレタリ陣の業務もマニュアル化していくことは可能で、進めてはいるのですが、どうしても本人たちの資質に依存する部分が多いです。そういう意味で現在のメンバーはかなり強力です。

僕たちの場合、積み上げてきたノウハウと、それを運用するセクレタリというこの二つが、「会社である」と言っても過言ではありません。向上心にあふれた、全体を見渡せ、スピード感のあるセクレタリグループ。これが僕たちの企業文化の重要な一端です。

僕たちと最近名刺交換したことある方は知ってると思いますが、メンバーの名刺には、セクレタリ名が併記しています。これは、留守がちなメンバーに対しても円滑に連絡が取れるようにしているお客様向けの側面もありますが、一番は、誇りを持ってセクレタリのみんなが活躍して欲しいという想いもこめています。

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