放浪コラム

ルーチン業務のマニュアル化

2008年08月06日　13時21分

忙しい、これ以上は無理！って時は、集中力も途切れ途切れで悪夢のスパイラルになりますね。TODOリストを何回いじっても全然減りません・・・。

組織においてこういう負のスパイラルがはじまると生産性は一気に低下します。「取りあえず、集まろう！」と声をかけ、よく聞いて見ると、「プロジェクト型の業務」と「ルーチン型の業務」が一緒にごちゃ混ぜで進行していることがよくありました。

そこで、これらを分ける作業から着手しました。

次にルーチン型の業務においては、本当にその業務が必要かどうかを精査し、これまでの方法がベストかどうか検討します。その後、マニュアル化を細かい部分まで進めます。マニュアル化すると「思考停止するんじゃないの？」とか、「マニュアルがないと動けない人材を育てるんじゃないの？」と思われがちですが、いろいろ試した結果、ルーチン業務に関しては徹底してマニュアル化し、スピード優先、品質優先にして、「思考」は、マニュアルの「改善」に振り向けた方がうまく進むように思います。その際、担当者が誰で、目安として何分（何時間）程度で終えるべきかなどもマニュアルに記載します。

ルーチン業務のマニュアルが揃ってきたら、担当者の割り振りを見直しつつ、各自のカレンダーに落とし込みます。プロジェクト型の業務が向いている人からは、できるだけルーチン的な業務の比率を下げてもらいます。ルーチン業務で、マニュアルの完成度が高く、カレンダーがしっかりしていると、少々業務が詰め込まれても、目の前のマニュアルを変えるだけで、15分単位で違う業務を滞りなくさくさく進めることが可能になります。

プロジェクト型の業務はそれなりの経験のあるプロジェクトマネージャが数本のプロジェクトをまとめて管理するなどすると案外スムーズに進みます。それでも、よく点検してみると、プロジェクト型と思いつつ、ルーチン業務に移行できるものが混じっていることがあったりするので、プロジェクトの課題のひとつに「ＸＸの仕組み化、マニュアル化」という項目を追加し、ルーチン業務としてのスタートまでをプロジェクトとして進めます。

僕たちの会社では、主に、セールス・マーケティング活動において、ルーチン業務を整備して、マニュアル化を進めているのですが、この方法に関しては別途ご紹介したいと思います。

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