放浪コラム

早朝会議（２）

2007年02月05日　16時52分

参加メンバーは、自主的な参加ということにしていますが、役員全員と各グループのリーダーであるマネージャ職（課長職に相当）には基本的に参加をお願いしています。加えて、担当者レベルも自由に参加できます。勉強の意味もあるので担当者も参加するよう、マネージャから声をかけていることも多いようです。8時30分ですと通常でも出社している社員が多いので無理をしている感じはないようです。加えて、早朝会議担当として総務部署から1名は必ず参加します。基本的に毎日開催で、会議の議長は社長である私。私が出張や休暇で不在の場合は、副社長が代行します。副社長も不在の場合は開催を中止します。トップが不在では決断が遅くなるため、議題の消化スピードが遅くなります。

議題は前日の終業時間までに、早朝会議担当者から議題リストが全社員にメーリングリスト経由で配信されます。それ以降、開催時間までの間に新たな議題が発生した場合は、その旨、メーリングリストに投稿します。これは社長である私が発議した場合も同じです。当日の朝は、8時過ぎには参加メンバーが集まり始め、会議開始まではそれぞれ議題に対して報告事項などの最終まとめをしていますが、私自身もできるだけ早く、特に理解度が浅い議題の場合は背景などの調査のため、時には6時ごろから出社します。この準備をするかしないかで議題の消化スピードや、最適な解決方法を導き出せるかどうかに深く影響します。あまり理解できていない議題の場合、決断ができず、翌日に先送りをするようなことも過去にはありました。

開始時間が7時台になったりすると、実際問題、遠距離通勤者は負担が大きくなります。早朝会議自体は本来、就業時間内の効率性を高めて、残業を減らす効果があるので、退社時間は早くなると思うのですが、参加者に負担が少ない開始時間にするなど配慮が必要になってくるでしょう。我が社の場合は遠い人で1時間ぐらいなので、8時半開始なら問題ないようです。それに会議自体に遅れてくるのは、学校で遅刻するのが学校の近所に住んでいる子が多いというように、通勤時間とはあまり相関関係は無いように感じます。早朝かどうかに関係なく、会議自体に遅刻するということは会議の重要性をあまり感じていないということに通じるので、常習者はよく話し合った上で別の情報共有なりのプランを話し合ったほうがいいと思います。我が社でも罰金制を敷いたり、連帯責任性を導入してみたりしたことはあるのですが、それで解決するかというと、解決しません。早朝会議を実践すると決めた時に、参加メンバーととことんその重要性を話し合い、確認し、徹底的に意識レベルを高くするしかないと思います。

メンバーが揃ったら、議題リストに基づき、処理していきます。議題は、次のアクションを明確にし、担当者を決め、期日（デッドライン）を明確にします。司会進行は社長の役割です。すぐに決められることは決めるのですが、担当者なり、担当役員から報告が必要な場合は報告を受けます。その際、アクションプラン案も出してもらうのですが、曖昧な表現や数値化できる部分が数値になってないなどは即座に訂正を求めます。データに基づかない推測なども厳しくチェックします。この時間は本当に真剣勝負です。司会者としては頭がフル回転じゃないと進められません。お互いにロジカルに考え、知恵を出して、最適なアクションプランを決めます。その上で、担当者とデッドラインを決めるのです。真剣勝負ですから少々語気が荒くなることもあるのですが、そこで黙ってしまうようでは真剣とは言えません。場合によってはアクションプラン自体が50%程度の未完成のままということもありますが、とにかく走り出して、訂正に訂正を繰り返すことを求めます。会議自体のスピードもそうですが、アクションの遂行自体も意図的にスピードをあげないとあっという間に、夕方が来てしまいます。即断即決、即実行のスピード感を朝から全開にします。

（続く）

Follow @kmorita