放浪コラム

早朝会議（１）

2007年02月05日　16時50分

私はシステムの受託開発をメインとするIT系のベンチャー企業を経営しています。今回は我が社で毎朝行われている、早朝会議についてご紹介します。我が社にとって早朝会議とは、すべてを決める会議といっても過言ではありません。「今すぐ何をするか？」「今日何をするか？」「明日何をするか？」日々発生する課題に対し、すべての優先順位付けと担当者、期日（デッドライン）を決めるのが早朝会議です。

情報共有が重要だということはほとんどの会社の経営者が認識しているはずです。一人一人が歯車として仕事をするというのは、規定された仕様の製品を作るなど、毎日に変化がない時代の話。現代においては、日々変化する情勢に対し、社員が臨機応変に対応することが求められ、何がしかのチームで解決することがほとんどです。その際に重要なのが情報の共有です。メールやグループウェアなどのデジタルツールでかなり進展しているのは確かですが、それでも返事を待ってロスが発生したり、使っているメンバーが偏っていたりと、実際は活用し切れていないということも多いのではないでしょうか？

早朝会議では、デジタルツールでは伝えきれない想いや、元気そうかどうか、顔色などのビジュアルな情報まで含め情報共有することができます。早朝会議の場で続々と担当者とデッドラインが決まっていき、会議が終わったころには、迷うことなく業務に打ち込める体制が整います。日々進んでいる業務全般にまで渡って全社で情報共有でき、必ず達成する計画が立案できる仕組み。これが早朝会議です。

我が社の場合、現在は8時30分から開始しています。「早朝会議」と銘打つには遅いと感じるかもしれませんね。どちらかというと、「始業前会議」という意味合いでしょうか。開始時間の設定は、始業時間の考え方にもよります。9時なら9時にお客様からの電話が鳴り続けるとか、営業マンが9時と同時に駆け出していくなどの場合は、始業時間までに確実に終える必要があります。また、議題の数が定常的に20個を超えるようですとひとつの議題を2分で終わらせていくとしても40分以上かかります。慣れれば早くなるのですが、議題数が多いようなら、開始時間も応じて早める必要があります。我が社の場合は、平均15個の議題、平均2分で処理していきますので、約30分で終了します。始業開始時間になって終わっていなくても、お客様に迷惑がかからない範囲で継続し、とにかく議題を消化します。

（続く）

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