3つのことを実行すれば優先順位つけなくてもTODOはゼロに近づく。

今朝シェアしたYahooのCEOマリッサ・メイヤーさんのTODO管理の話がけっこう読まれてるみたいなので、僕自身の管理の方法をあらためてご紹介。ちなみに、一年半前はこんな感じでした。

・自分だけしかできないTODOに絞り込む
・とにかく物事を先送りしない、すぐ実行
・たまっているTODOは8件以下に
・気分がいい時にTODOゼロ化する
・TODOゼロになれば、戦略、戦術を思考して課題を洗い出す

という流れ。かなり機能していたので何の問題もなかったんですが、会社のメンバーが増えてきて、40人を超えてきまして、こうなると経営トップの「戦略立案力」と「戦術アドバイス力」がさらに重要になってきます。6年前にはここを失敗して痛い目にあいました。

「戦略立案力」と「戦術アドバイス力」を磨いたり、実際に立案する場合は勉強という意味でのインプットの時間もそこそこ必要ですが、40歳以降でそこそこ経験積んだあとでは「思考する時間」の確保が一番重要です。その際、頭の中は真っ白であった方が都合がよくって、余計なTODOは抱えていないようにしないといけません。常にTODOゼロが理想。

そこで僕が最近実施しているのは次の３つです。

1.宿題化してしまうような依頼はできるだけ断る。

実は一番大事。誰でもできるわけじゃないですけど（笑）。30代までの若い頃なら経験積むために何でも引き受けるのもいいんですが、もう新しい経験として積上げるよりも大事なことが多い歳になると、効果が薄いです。宵越しの課題はゼロ化。

2.すぐに実行する

僕がやるべき課題が発生したら、すぐに実行。メールも基本気付いたらすぐに返事。携帯電話は課題が整理されないまま伝わってきて無駄が多いので基本的にビジネスでは使わない。TODOを「来週の火曜日の午前中にする」みたいにスケジュールに落としてTODOから削除ってこともしない。とにかくすぐに実行する。

3.誰かにお願いする

2の中の方法のひとつですが、ビジネスの中で起きてることは、決断的なこと以外は全部僕以外でもできることなので、どんどん誰かにお願いします。自分がやった方が早いこともありますが、基本的にはできるだけやりません。役割が違うのだから当然ですね。お願いしたことを僕がフォローしなくてもきちんと実行して、報告を入れてくれる人材を評価します。実行スピードが少々遅くたってかまいませんよ。

お願いする人がいなくて、自分自身のパフォーマンスが最大限に発揮できてないなら、お願いする人を作りましょう。体制整備を願い出て、育成しましょう。

この3つを守れば、常にTODOゼロ化が近づいてきます。

ただし、僕のTODOリストがわりのメールの受信フォルダの一番上には、

「歯医者に行く」

というのが張り付いたままです。こればっかりは誰にもお願いできないんですよね・・・。