今こそ必要なマニュアル化とトレーニング

新年度になって10日間過ぎました。

例年、圧倒的な仕事量の年度末を経て4月、5月は仕事量は少な目で、これから一年間の計画を再度設計したり、それ以前に花見や新人歓迎会、合宿などに気が行くのですが、今年はけっこう4月になっても仕事の量が目一杯です。ありがとうございます。ウェブクリエイティブＧもシステムＧも、「森田さん、もうお腹一杯です。（キリッ）」って感じでして。

これはGofieldのビジネスモデルが、受託開発中心、フロー中心のビジネスから、メンテナンス保守、運営代行、通販などのストック中心のビジネスに移行が進んでいることが大きいです。加えて、対象としているお客様の投資サイズも比較的少額なものをお引受しているので、「年度末に向けてドカっ」というよりは、「必要な時に適正に」という流れで年間通じて関係なくお仕事をいただくことが多くなってきているのも関係しています。

そんな状態ですが、早々にやってしまいたいことがいくつかあります。その中でも最重要視しているのが、各種マニュアルの再整備です。

創業以来、マニュアル化、ルーチン化は取り組んできたことですが、5年前ぐらいから加速させて、今朝数えてみたら約70のマニュアルがありました。これらは機能しているものもありますが、大半は活用されずにいます。以前は活用していたものが、現在ではビジネスモデルの変遷もあってお蔵入りしていたり。

今度、CRMのシステムも導入するに当たり、実践的なレベルのノウハウが凝縮したマニュアルに再編しようと思っています。「これさえあれば、明日から違う人が対応しても大丈夫」っていうレベルを理想とし、それに近づけたいですね。

マニュアルを書いていく中で、暗黙知と思っていたものが形式知化できたり、無駄を省いたり、勘違いを正したりと、けっこう業務改革にもなるものです。その流れの中で、アウトソース化できるものや、集約して専門の人員に任せたり、ルーチン化を進めることもできるでしょう。

今は再編時の必要なマニュアルのリストを詰めているところで、出揃えば担当割し、来週、合宿形式で議論しながらみんなのノウハウを注入していく予定です。ＧＷ明けには完成させて、5月の後半から運用開始したいですね。

マニュアルは、完成した後ももちろん改善は日々続きますし、ほんといつでも引継ぎ可能な内容にアップデートしておかねばなりません。それと同時に、徹底的に活用できるように、教育を実施、そしてトレーニングです。僕たちがこれまでマニュアルを作成しつつ活用できていなかった大きな原因は、このトレーニングのフェーズが不足と言うか欠落していました。実践形式のトレーニング、訓練を繰り返し繰り返し実施しておかねば意味が無いのは危機管理と同じです。

そんな感じで、例年ですとホッとのんびりしている今の時期、今年はなにやら燃えているGofieldの面々なのです。