メール中心主義

今日から三月。木曜日。破砕ゴミの日。自宅にいるときはできるだけ子どもたちと同じ部屋で寝て、かみさんは別の寝室。特にかみさんの労力緩和というわけではなくて、娘や息子の間にはさまって寝るのが暖かいから。人肌恋しい時期はまだまだ続きますね。それでも、毎晩のように悪夢見て泣きまくる息子をなだめたり、娘が寝ぼけて頭突きをかましてきて顔面強打したり、踵落しをされたり。かなり寝不足感なまま起きることになる。

そんなこんなでは早起きもままならず、ましてやジョギングなどする気もせず、まったりと子どもたちが起きるまで布団の暖かさを楽しんだり。

8時に出社して早朝会議。いよいよ期末に向けラストスパート。悪あがきも含めてまだまだ気を緩めてはいけない。地元の小学校でインフルエンザが流行の兆し。今、社内で流行したらこれはほんまに困るなぁ・・・。みなさん、人込みには出ないように。

僕はかなりのメール中心主義で、ウェブサイトのクリッピングはHTMLメール化して送ってくれる、「あとで読む」を利用している。TODO管理もメール集中タイプで、基本的には「受信フォルダ」にあるものがTODO。PCを離れていてTODO発生した場合には、携帯から自分宛にメールを送る。受信フォルダの中が「ゼロ」というのが理想だけど、それはなかなか難しい。張り付いて取れないTODOがあるのは他のTODO管理と同じ。10件を超えれば集中して減らし、20件を超えてしまったらこれはもうアラートでまくり。常には5件以下をキープしている。

社内の情報伝達は、それにそったメーリングリストが基本。ML単位でメーラーのタブが開くようになっているので、タブが開いていれば見て確認。確認したら返事必要なものは返事して、タブ閉じ。タブがなければ案件とか部署単位の確認事項、決断事項はないことになる。見てわかるので管理がしやすい。早朝会議のMLや、トラブっている案件のMLなどはじっくり見ないといけない場合もあるので、タブがなかなか閉じないこともあるが、決断すべきは決断してできるだけ早期にタブが受信フォルダだけの状態にする。かつ、受信フォルダのメール残は5つ以下。これが健全な状態。この状況になったら、戦略を練ったり、頭の栄養補給したりする時間に入ればよいことになる。

とはいえ、この方法で処理できにくいのがルーチンのTODO。サイボウズでスケジュール管理はしているので、そこに掲載しているものは大丈夫なのだけど、ブログの更新なんかはどうしても空き時間利用しての思いつきになってしまう。なので、この手のルーチンの作業はできるだけ増やさないようにして、やるなら頭の整理やら情報発信に直結しているようなことだけに絞る。

メール中心主義の弊害は、会話不足。これは間違いなく発生する。全員が意識高ければ問題も起きないのだけど、形だけで入ってしまうと会話不足から業務上の様々なロスが多発するようになる。Gofieldでは、できるだけ広いスペースでみんなが顔を見せつつ仕事ができるような環境にし、フリーアドレスで席を決めず（同じ席ばっかりすわり気味ですが）、加えて社内SNSなどで暗黙知的な伝達も行われるようにしている。そして最も重要なのが「早朝会議」。毎朝、主要メンバーが顔をあわせて、あれこれ課題消化し、調整する中で、スピード感を維持する。会話、会話、会話。早朝会議時間以外は、メンバーが社外に出ていることが多いし、そうすべきなので、会話タイムは今度は夕方17時ごろ以降になる。夕方はどちらかというと、戦術を論じ合ったり、お客さんや案件の過去の経緯を情報交換したりと、個別のスタッフのスキルアップ的な時間になる。

メールを中心に据えて、対面の会話をメリハリつけて重視する。

昨夜の就寝時間 00:00　今朝の起床時間 06:30
今日の昼ごはん

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