森田桂治ウェブサイト　放浪コラム: Ｇofield Way 「メーリングリスト」

Ｇofield Way 「メーリングリスト」

2005年11月15日

Gofield社内では大変多くのメーリングリストが存在している。僕自身は情報の整理法としてMLを最大限活用する推進派なので、増殖しまくっている。その数が30を超える頃だろうか、ひとりのスタッフから、「混乱するので、これ以上増やさないで欲しい」と依頼があったが、止まらなかった。人間の感覚で混乱すること自体が管理手法に問題があるので、そっちを改善してもらう必要がある。

細かい論は置いておき、実際どういうMLがあるのか整理して、お知らせしてみよう。現在は100近いMLが稼動している。

大分類として、

1.お客様（あるいは外部の協力会社）との情報共有ML
2.お客様単位（もしくは案件単位）の社内用情報共有ML
3.社内の部門別、専門ML

項目1と2はセットで作成することが多い。「abc」というお客様の会社とのプロジェクトがスタートする時に、

abc@gofield.co.jp

というようなMLを作成する。同時に、abc社向けのGofield社内のプロジェクトチームを中心に、

gof-abc@gofield.co.jp

というMLを作成する。頭に、「gof-」という文字列を配することで、区別している。これは共通のルール。お客様に情報を遮断しているわけではなく、社内で先に議論しておく内容もあるわけでして。この方式は大変重要です。

項目3は、山のようにあるので、代表例を紹介しよう。

●ALL
スタッフ全員が入っているML。日報などもここ。どこのMLに投げていいか悩んだ時に取りあえず投げ込むMLの役割も果たしているし、「こいつは全員に晒す必要があるな」と僕が判断した時に、いきなり個別メール返信が転送されたりして、ちょっと恐怖のMLという側面もある。

●books
社内共有図書購入の申請や、購入時などの配架場所の案内など。いい本の案内なども投稿されるML。

●cf
顧客フォロー用のML。主に、戦略的なお手伝いをするべき、運用契約をしていただいているお客様に対して、定常的なレポートの作成や、定例会準備などが円滑に行われているかどうかチェックするML。美人セクレタリ陣が監視しているML。お客様フォローに問題があった場合は、ここのMLが機能していなかった証拠。

●FCST
予算管理用のML。朝夕にリマインダーが飛んできて、予算管理をすることを伝えてくれる。予算管理表の更新は某セクレタリの特権事項で、このML経由で更新を依頼することになる。月末は慌しい。

●GM2
早朝会議（Gofield/Morning/Meeting）用のML。黒幕の某セクレタリが、会議当日の議事録を9時半に投稿。夕方までには、更新された各自のデッドラインの集計を投稿。さらに、翌日の議題一覧が投稿される。合間で、各自が処理した内容を報告するメールが飛ぶ。発足以来、重要度が高いML。

●PR
社長室用ML。インフラ、総務、経理など、会社を支えるML。僕が調子いいときは、一日に50通ぐらい投稿するので、セクレタリ陣は閉口している。

●QC
品質管理ML。お客様への提示前には、このMLに投稿して、社内の品質チェックを通過する必要がある。

●ANTENNA
いろいろな為になる情報を共有するアンテナML。主に、購読しているメールニュースやブログサイトなどからクリッピングして投稿する。朝投稿されることが多い。

●QUESTIONS
なんかわからんこと、いろいろ質問するML。最近投稿少ない。

●BOARD
役員会用ML。経営課題を議論しあう。密室会議っぽいように思うかもしれないが、実態は傷の舐めあいです。小心者ML。

メーリングリストも作成しただけでは駄目で、それなりの哲学と信念を持って臨まないと仕事を増やすだけになりかねない。そのあたりはまた次回。

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投稿者 kmorita : 2005年11月15日 16:30