森田桂治
Gofield Way 「がんばるタイム」
2005年11月29日
Gofieldが取り入れている「トリンプメソッド」のひとつに、「がんばるタイム」がある。Gofieldでは、13時～15時の間は、席を離れてはいけない。タバコはもちろん、トイレも駄目。コピーを取ったりも基本的に駄目。来客もできるだけこの時間をはずしてもらう。会議は禁止。談笑も禁止。電話をかけることも禁止。とにかく集中して抱えている課題を片付ける。
がんばるタイムが昼一番にあるということは、席を離れたりする仕事や会議は午前中に終わらせておかねばならないということになる。がんばるタイム後に片付けていては、デッドラインに間に合わないからだ。となると、朝の一番からトップスピードで臨まないと仕事が終わらない。
「がんばるタイム」が昼一番にあることで、「午前中」「がんばるタイム」「夕方」という一日の中に3つの時間帯が存在するようになり、「今日中」という先送りの申し子のようなデッドライン設定はできなくなる。何事も「即実行」なのだ。
Gofield Way 「早朝会議」
2005年11月25日
今年の8月から導入した早朝会議。Gofieldを根本から変えた会議ともいえる。Gofield Wayとするには問題があるぐらい、天使のブラなどで有名なトリンプの方式だ。
■トリンプ
早朝会議以外にも、「がんばるタイム」や「即断即決！」などトリンプ方式を取り入れているのだけど、それは後日。
スタート時のエントリーはこっち。
早朝会議、社内ではGM2と呼ばれている。「Gofield Morning Meeting」の略。8時15分から開始される。8時10分までには集合。参加者はマネージャ以上とセクレタリのMさん。前日の夕方までにMさんから専用のMLに議題案の集計が投稿される。一日に多いときで40議案、少ないときで10議案。僕が議長になって、1議題あたり、長くても5分、だいたい2分程度で進めていく。会議で決めることは担当者とデッドライン。前日なり、当日の朝なりがデッドラインの案件は議題となるのだけど、その報告があいまいだったり、論理的でなかったりすると、けっこう僕が罵倒する。とにかく、僕も真剣だ。真剣勝負。何より、真剣勝負に挑む気があるかないかがまずは重要。やる気がない人は去ってもらう必要がある。
デッドラインは、できるだけ「今日中」が原則。大きな課題などそうは言っても無理なものがあるので向こう一週間を制限範囲にデッドラインを決めることもあるけど、原則は「今日中」。つーか、即実行。どんな大きな課題も、細かくし細分化すれば小さな課題の連続だ。なので、その小さな課題を片っ端から処理して前に進めてもらう。ここも真剣勝負だ。
・考える前にまず行動
・拙速歓迎
・修正訂正を繰り返して完成度を上げる
・意図的にスピードをあげる
「一箇所確認が取れなかったのでできてません」
こういうのは駄目。そこはほうっておいて他の部分をサービスインしようよ。
「ミスが起こりそうだったので後回しにしました」
ミスよりも、遅いことを僕は罵倒するぞ。
90%までできているのに、表に出てこないなどは最も僕は嫌いなこと。法的に問題だったり、人道的に駄目なことはいけないけど、ある程度の完成度でどんどん表に出そう。何事も。即断即決、即日実行。
こんな感じで、社内のあらゆる課題が処理されていき、担当者とデッドラインが決められる。
会議が終わったらすぐにセクレタリのMさんが議事録作成に。9時半ごろには議事録がMLに流される。それを待たずに即実行が決まったスタッフは、当日デッドラインの諸々を何とか終わらせるべく、スピード感を持って業務に集中する。議事録に続き、デッドラインの一覧表がこれもMさんからＭＬに昼頃に流れる。途中、当日発生した課題などが、議題として各自がGM2用のMLに投げて、明日の議題に追加され、夕方に明日の議題案が流れてくる。
Gofieldでは、MLが基本と前回書いたが、MLだけではやはりコミュニケーションが不足してしまう。コミュニケーションを維持する上で必須の場だ。GM2はマネージャ以上は必須だけど、誰でも参加できる。
早朝会議、各種MLはGofieldのスピードを保つ基幹システムともいえる。
Ｇofield Way 「メーリングリスト」
2005年11月15日
Gofield社内では大変多くのメーリングリストが存在している。僕自身は情報の整理法としてMLを最大限活用する推進派なので、増殖しまくっている。その数が30を超える頃だろうか、ひとりのスタッフから、「混乱するので、これ以上増やさないで欲しい」と依頼があったが、止まらなかった。人間の感覚で混乱すること自体が管理手法に問題があるので、そっちを改善してもらう必要がある。
細かい論は置いておき、実際どういうMLがあるのか整理して、お知らせしてみよう。現在は100近いMLが稼動している。
大分類として、
1.お客様（あるいは外部の協力会社）との情報共有ML
2.お客様単位（もしくは案件単位）の社内用情報共有ML
3.社内の部門別、専門ML
項目1と2はセットで作成することが多い。「abc」というお客様の会社とのプロジェクトがスタートする時に、
abc@gofield.co.jp
というようなMLを作成する。同時に、abc社向けのGofield社内のプロジェクトチームを中心に、
gof-abc@gofield.co.jp
というMLを作成する。頭に、「gof-」という文字列を配することで、区別している。これは共通のルール。お客様に情報を遮断しているわけではなく、社内で先に議論しておく内容もあるわけでして。この方式は大変重要です。
項目3は、山のようにあるので、代表例を紹介しよう。
●ALL
スタッフ全員が入っているML。日報などもここ。どこのMLに投げていいか悩んだ時に取りあえず投げ込むMLの役割も果たしているし、「こいつは全員に晒す必要があるな」と僕が判断した時に、いきなり個別メール返信が転送されたりして、ちょっと恐怖のMLという側面もある。
●books
社内共有図書購入の申請や、購入時などの配架場所の案内など。いい本の案内なども投稿されるML。
●cf
顧客フォロー用のML。主に、戦略的なお手伝いをするべき、運用契約をしていただいているお客様に対して、定常的なレポートの作成や、定例会準備などが円滑に行われているかどうかチェックするML。美人セクレタリ陣が監視しているML。お客様フォローに問題があった場合は、ここのMLが機能していなかった証拠。
●FCST
予算管理用のML。朝夕にリマインダーが飛んできて、予算管理をすることを伝えてくれる。予算管理表の更新は某セクレタリの特権事項で、このML経由で更新を依頼することになる。月末は慌しい。
●GM2
早朝会議（Gofield/Morning/Meeting）用のML。黒幕の某セクレタリが、会議当日の議事録を9時半に投稿。夕方までには、更新された各自のデッドラインの集計を投稿。さらに、翌日の議題一覧が投稿される。合間で、各自が処理した内容を報告するメールが飛ぶ。発足以来、重要度が高いML。
●PR
社長室用ML。インフラ、総務、経理など、会社を支えるML。僕が調子いいときは、一日に50通ぐらい投稿するので、セクレタリ陣は閉口している。
●QC
品質管理ML。お客様への提示前には、このMLに投稿して、社内の品質チェックを通過する必要がある。
●ANTENNA
いろいろな為になる情報を共有するアンテナML。主に、購読しているメールニュースやブログサイトなどからクリッピングして投稿する。朝投稿されることが多い。
●QUESTIONS
なんかわからんこと、いろいろ質問するML。最近投稿少ない。
●BOARD
役員会用ML。経営課題を議論しあう。密室会議っぽいように思うかもしれないが、実態は傷の舐めあいです。小心者ML。
メーリングリストも作成しただけでは駄目で、それなりの哲学と信念を持って臨まないと仕事を増やすだけになりかねない。そのあたりはまた次回。
